Những cách giúp quản lý công việc hiệu quả (P1)

	Cần làm gì để xây dựng một thương hiệu? (P2: Xây dựng)
	Cần làm gì để xây dựng một thương hiệu? (P1: Thương hiệu là gì)
	"Ước mơ thương hiệu mỹ phẩm Việt”

Sau đây là các cách khiến bạn trở thành chuyên gia của chính mình trong quản lý công việc hiệu quả.

Không cần phải tự tay làm hết mọi việc

Đầu tiên, bạn phải cần phải nhớ rằng mọi công việc của mình có thể được làm bởi người khác, không nhất thiết tự mình phải giải quyết tất cả. Bởi vì dù cho điều này có đúng hay không, nó cũng gây cản trở cho bạn trong việc cân bằng cuộc sống.

Khi nhìn vào danh sách những việc cần làm trong ngày, hãy đánh giá một cách khách quan rằng những việc nào bạn bắt buộc phải đảm đương. Đó có thể là công việc đơn giản như nấu một bữa tối hoặc phức tạp như thu thập nghiên cứu cho một dự án.

Những cách giúp quản lý công việc hiệu quả

Đối với những việc mang tính chất lặp đi lặp lại, chẳng hạn như mua văn phòng phẩm, bạn có thể sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi để tiết kiệm thời gian di chuyển. Hoặc bạn cũng có thể dùng dịch vụ "trợ lý ảo" để giải quyết các thao tác hành chính, nghiên cứu trực tuyến, sao chép tin nhắn thoại …

Bạn nên nhớ rằng, không nên làm việc quá sức, ôm đồm mọi việc: sức khỏe là vấn đề quan trọng để bạn hoàn thành tốt công việc của mình. Một cơ thể khỏe mạnh sẽ là nền tảng để bạn theo đuổi công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng đến khả năng làm việc. Bạn nên dành một vài phút để đứng dậy đi lại trong văn phòng khi ngồi trước màn hình máy tính 2-3 tiếng để cân bằng lại. Giữ được sức khẻ là coi như bạn đã quản lý được 50% công việc của mình rồi đấy!

Rèn luyện kỹ năng đọc nhanh

Mỗi ngày làm việc, bạn phải đọc rất nhiều thứ: thư điện tử, tin tức, báo cáo, tài liệu,… nhưng kỹ năng đọc lại thường được rất ít người quan tâm. Trong khi nếu biết cách cải thiện tốc độ đọc, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian.

Giải pháp là, thay vì đọc riêng rẽ từng từ một, bạn nên đọc theo từng cụm từ (từ 3 – 4 từ một lúc). “Chiến thuật” này vừa giúp tăng tốc độ đọc vừa giúp bạn hiểu nội dung tài liệu/văn bản/bài viết nhanh hơn.

Sử dụng check – list

Check – list đơn giản là gạch đầu dòng các công việc . Việc lên Check - list sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả và tốt hơn. Đây là một trong những phương pháp đơn giản và được thực hiện khá phổ biến. Có rất nhiều cách mà bạn nên áp dụng để cải thiện tầm nhìn công việc như: Ghi chép trong sổ tay; trên ứng dụng điện thoại; phần mềm quản lý trên laptop. Hãy chọn những cách nào tiện cho bạn nhất.

Sử dụng các phần mềm quản lý công việc thông minh

Nâng cao hiệu suất công việc là mong muốn và yêu cầu của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Áp dụng các công nghệ hiện đại như việc ứng dụng một phần mềm quản lý công việc hiệu quả vào công tác quản lý giúp mỗi cá nhân hay doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc việc gấp nhiều lần.

Văn phòng làm việc của bạn có quá nhiều giấy tờ, tài liệu mà ngay cả việc quản lý số tài liệu khổng lồ ấy cũng là một bài toán không hề đơn giản, tuy nhiên hiện nay đã có sự trợ giúp của phần mềm quản trị tài liệu, phần mềm này sẽ thay bạn quản lý số văn bản, hồ sơ mà không lo thất lạc, hư hỏng cũng như việc tìm kiếm tài liệu cũng không còn là vấn đề tốn kém thời gian của bạn nữa.

Ví dụ như DocEye là phần mền quản lý tài liệu do công ty cổ phần đầu tư thương mai và công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới.

Thực hiện những quyết định quan trọng vào buổi sáng

Hai giờ đầu tiên sau khi thức dậy là khoảng thời gian tuyệt vời nhất để đưa ra những quyết định. Lúc này, bạn đang ở giai đoạn “đỉnh cao” về hiệu suất làm việc nên có thể đưa ra nhiều quyết định đúng đắn một cách nhanh chóng. Chính vì vậy, hãy lập thời khóa biểu cho ngày làm việc của bạn với những nhiệm vụ có độ quan trọng giảm dần.

Một biện pháp hiệu quả khác để làm việc thông minh là loại bỏ càng nhiều những quyết định nhỏ nhặt càng tốt. Chẳng hạn như CEO Facebook Mark Zuckerburg chỉ mặc một kiểu trang phục để không phải chọn lựa quần áo mỗi ngày và dành thời gian để làm những việc khác quan trọng hơn.

Bí quyết làm nhiều việc cùng lúc

Bí quyết để đảm đương nhiều việc cùng lúc là ghép từng cặp công việc lại với nhau, trong đó một việc cần phải vận dụng trí óc (chẳng hạn như tham dự cuộc họp, trả lời email…) và việc còn lại mang tính chất đơn giản (ví dụ như đi ăn, tập thể thao…).

Ý tưởng này còn được áp dụng dưới hình thức “working walk” – đi bộ làm việc. Với hình thức này, những cuộc họp sẽ được diễn ra bên ngoài công ty - một nơi thoáng đãng để mọi người vừa trao đổi công việc vừa tản bộ.

Những người bận rộn cũng có thể kết hợp việc nhà và việc công ty như xem tivi – gấp quần áo, nghe điện thoại – lau nhà…

Tận dụng khoảng thời gian chờ đợi

Mỗi ngày, chúng ta phải chờ đợi rất nhiều lần, như chờ thang máy, chờ đợi đối tác hoặc khách hàng, bạn bè,... trong các cuộc hẹn. Thay vì chỉ chơi game trên điện thoại để giết thời gian, hãy tận dụng chúng một cách khôn ngoan để làm những việc mà bạn thường hay lần lữa, như trả lời email, lên danh sách những thứ cần mua, hệ thống lại lịch làm việc…