Người lao động lưu ý, sổ bảo hiểm điện tử sẽ được cấp trước ngày này

Với mục tiêu đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 164/2025/NĐ-CP nhằm thiết lập một nền tảng giao dịch bảo hiểm xã hội hoàn toàn bằng hình thức điện tử.

Dịch vụ công bảo hiểm xã hội sẽ thực hiện trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

Theo Nghị định số 164/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 29/6/2025, việc thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội sẽ được tổ chức dưới hình thức điện tử, thông qua nền tảng Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Cá nhân, tổ chức, cơ quan khi có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội sẽ truy cập vào cổng này để lập và nộp hồ sơ điện tử. Đồng thời, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính sẽ được kết nối, tích hợp và đồng bộ dữ liệu với Cổng Dịch vụ công nhằm đảm bảo thống nhất quá trình xử lý và phản hồi hồ sơ.

Đáng chú ý, các giao dịch điện tử được thực hiện bằng tài khoản định danh điện tử, giúp xác minh danh tính và đảm bảo an toàn trong suốt quá trình xử lý. Nghị định cũng quy định rõ: Người dân, tổ chức có thể nộp hồ sơ và chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử bất kỳ lúc nào, 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày trong tuần, không bị giới hạn bởi thời gian hành chính như trước đây.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ điện tử, trong vòng tối đa 2 giờ, Bộ Tài chính sẽ gửi phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục tới địa chỉ thư điện tử của cá nhân hoặc đơn vị thực hiện giao dịch.

Giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội không còn giới hạn địa lý

Một điểm cải cách nổi bật tại Nghị định là việc loại bỏ hoàn toàn yếu tố địa giới hành chính khi thực hiện giao dịch. Điều này cho phép bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào cũng có thể hoàn tất thủ tục bảo hiểm xã hội từ bất kỳ địa phương nào, miễn có thiết bị kết nối Internet và tài khoản định danh hợp lệ.

Cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, và kho dữ liệu điện tử cá nhân, tổ chức sẽ được sử dụng để tái sử dụng thông tin, dữ liệu, giấy tờ đã số hóa, nhờ đó người thực hiện thủ tục không cần cung cấp lại tài liệu đã có trên hệ thống.

Chủ trương này nhằm đơn giản hóa thủ tục, giảm bớt gánh nặng hành chính, và nâng cao hiệu quả tương tác giữa người dân, doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang được đẩy mạnh.

Điều kiện và phương thức tham gia giao dịch điện tử

Để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật, Nghị định quy định rõ điều kiện cần có để cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Cụ thể, người tham gia phải có:

• Tài khoản định danh điện tử theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Chữ ký số còn hiệu lực, được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp pháp khác theo quy định hiện hành.

Việc xác lập điều kiện kỹ thuật như trên nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin trong giao dịch điện tử, đồng thời đảm bảo giá trị pháp lý của mọi hồ sơ, thủ tục được thực hiện trực tuyến.

Số hóa toàn diện thủ tục, cắt giảm hồ sơ giấy

Một nội dung đáng chú ý khác được đề cập trong Nghị định là: Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi đã hoàn tất giao dịch điện tử theo đúng quy định thì không cần thực hiện lại bằng hình thức khác. Điều này đồng nghĩa, khi thực hiện giao dịch qua nền tảng trực tuyến, các bên liên quan sẽ được công nhận đã hoàn thành thủ tục tương ứng.

Thêm vào đó, các thành phần hồ sơ bảo hiểm xã hội đã được số hóa và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc chuyên ngành sẽ không bị yêu cầu cung cấp lại, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tối đa các loại giấy tờ lặp lại, không cần thiết.

Đây được xem là một bước tiến mạnh mẽ trong nỗ lực cải cách hành chính công, hướng tới một nền hành chính số gọn nhẹ, tiện lợi và minh bạch hơn.

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử: Mỗi người một mã, lưu trữ thống nhất

Nghị định 164/2025/NĐ-CP cũng đưa ra quy định mới liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử, một trong những thay đổi mang tính nền tảng cho hệ thống bảo hiểm xã hội trong thời gian tới.

Theo đó:

• Mỗi người lao động sẽ được cấp một mã số bảo hiểm xã hội duy nhất, không trùng lặp.
• Sổ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ chứa đầy đủ thông tin theo khoản 1 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội, tương tự như sổ giấy truyền thống.
• Sổ điện tử được tích hợp với tài khoản định danh điện tử của cá nhân, và được cập nhật, lưu trữ tại Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính cũng như Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Đặc biệt, chậm nhất đến ngày 1/1/2026, tất cả người tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cấp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử, thay thế hoàn toàn sổ giấy, và có giá trị pháp lý tương đương.

Đối với lực lượng thuộc sự quản lý của Bộ Quốc phòng và Bộ Công an, việc cấp và quản lý sổ điện tử sẽ được hai bộ trực tiếp thực hiện theo quy định nội bộ, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực an ninh, quốc phòng.

Việc chủ động nắm bắt và thực hiện các giao dịch bảo hiểm xã hội theo hình thức điện tử không chỉ giúp người lao động tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia phát triển hiệu quả, đồng bộ và toàn diện.