Hướng dẫn về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Từ ngày 1/6/2025, một thay đổi quan trọng sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị kinh doanh bán lẻ. Theo khoản 5 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc nhóm đối tượng quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa đảm bảo yêu cầu về dữ liệu điện tử chuẩn, sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Chuẩn dữ liệu điện tử được đề cập bao gồm đầy đủ thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; thông tin người mua nếu có yêu cầu (tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại); danh mục hàng hóa, đơn giá, số lượng, tổng giá thanh toán, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng; thời điểm lập hóa đơn… Tất cả dữ liệu này phải tuân thủ đúng định dạng chuẩn do cơ quan thuế quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trong trường hợp hệ thống hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng chưa tương thích với chuẩn dữ liệu nêu trên, hoặc chưa đảm bảo kết nối đúng chuẩn với hệ thống của cơ quan thuế, doanh nghiệp buộc phải thực hiện chuyển đổi sang loại hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là loại hóa đơn có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý thuế, cập nhật dữ liệu giao dịch theo thời gian thực.

Đáng chú ý, khi đã hoàn tất đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp sẽ không được phép quay trở lại sử dụng loại hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã như trước đây. Việc chuyển đổi là bắt buộc và mang tính một chiều, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quản lý và tính minh bạch trong kê khai thuế.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể trong lĩnh vực ăn uống, bán lẻ, dịch vụ hiện nay vẫn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không đồng bộ với cơ sở dữ liệu của ngành thuế. Một số trường hợp chưa cập nhật kịp phần mềm theo định dạng chuẩn mới. Đây là nguyên nhân chính khiến việc sử dụng hóa đơn điện tử truyền thống không còn đáp ứng yêu cầu theo quy định mới, buộc phải chuyển sang hóa đơn từ máy tính tiền.

Theo Tổng cục Thuế, việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch, đồng thời nâng cao hiệu quả trong công tác giám sát, kiểm tra của cơ quan thuế. Dữ liệu được truyền nhận tức thì giúp ngăn chặn gian lận thuế, giảm thiểu sai sót, và tăng cường kỷ luật tài chính trong cộng đồng doanh nghiệp.