Hóa đơn điện tử có thể bị vô hiệu nếu hộ kinh doanh không chú ý những lỗi này

Ngày 20/3/2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/6/2025, trong đó đặc biệt đáng chú ý là việc bổ sung nhiều trường hợp dẫn đến việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo quy định mới tại Điều 16, ngoài bảy trường hợp đã được đề cập trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025 bổ sung nhiều tình huống có thể khiến hóa đơn điện tử bị vô hiệu, đặc biệt ảnh hưởng đến các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Cụ thể, người nộp thuế sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

- Người nộp thuế tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế;

- Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ bị cơ quan chức năng khởi tố; cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử;

- Cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế người nộp thuế có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cơ quan thuế ra thông báo người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

- Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp có hành vi trốn thuế, doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định.

- Người nộp thuế có hành vi trốn thuế; người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo mức độ rủi ro người nộp thuế thì cơ quan thuế thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Về quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, Nghị định 70 quy định rõ bốn hình thức xử lý tùy theo từng tình huống:

1. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn mà không cần gửi thông báo đối với các trường hợp rõ ràng, có sẵn căn cứ pháp lý.
2. Hệ thống vừa tự động ngừng tiếp nhận, vừa gửi thông báo đến người nộp thuế trong một số trường hợp được chỉ định tại Điều 16.
3. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn đối với các trường hợp vi phạm có dấu hiệu rõ ràng như trốn thuế hoặc gian lận hóa đơn.
4. Đối với các trường hợp cần xem xét, người nộp thuế sẽ được gửi yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin hoặc hồ sơ. Nếu người nộp thuế không phản hồi hoặc không cung cấp tài liệu hợp lệ, cơ quan thuế sẽ chính thức ra quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Như vậy, từ ngày 1/6/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ chịu sự giám sát và kiểm soát chặt chẽ hơn từ cơ quan thuế và các cơ quan chức năng. Hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tuân thủ đúng các quy định mới về hóa đơn điện tử, tránh vi phạm dẫn đến việc bị vô hiệu hóa hóa đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cũng như nghĩa vụ thuế.