Tầm quan trọng của hỗ trợ tốt
Tất cả chúng ta cần “công cụ” thích hợp để thực hiện công việc của mình. Những công cụ này có thể là đối tượng vật lý, chẳng hạn như một chiếc máy tính cấu hình cao, một chiếc ghế thoải mái, một chiếc điện thoại di động đời mới và một chiếc đèn bàn không hại mắt.
Hoặc chúng có thể là những thứ ít hữu hình hơn, chẳng hạn như các chương trình đào tạo, hỗ trợ từ các nhà quản lý và đồng nghiệp, hoặc cung cấp thông tin đáng tin cậy thường xuyên. Khi không có các công cụ cần để hoàn thành công việc, ngoài việc năng suất giảm, chúng ta còn nhanh chóng trở nên thất vọng, tức giận hoặc căng thẳng.
Theo Rodd Wagner và James Harter, các nhà nghiên cứu tại Gallup và các tác giả của cuốn sách năm 2006 “12: The Elements of Great Managing”, cung cấp cho nhân viên của bạn những công cụ, tài nguyên và thiết bị phù hợp để giữ họ hạnh phúc và làm việc hiệu quả.
Điều gì sẽ xảy ra khi nhân viên của bạn có sự hỗ trợ mà họ cần. Rõ ràng, nó làm cho công việc dễ dàng hơn, an toàn hơn, thú vị hơn; và hiệu quả hơn.
Xét cho cùng, tất cả chúng ta đều muốn làm tốt công việc của mình, và tạo sự khác biệt trên thế giới. Khi không có các công cụ và hỗ trợ phù hợp, chúng ta sẽ không làm được công việc có ý nghĩa. Đây là một tình huống khó chịu và ức chế mà ta phải trải qua.
Khi nhân viên có các nguồn lực họ cần để làm tốt công việc, nó vừa thể hiện dấu hiệu của sự hỗ trợ và sự tự tin không chỉ từ bạn, mà còn từ tổ chức nói chung. Đây là một nguồn động lực cực kỳ quan trọng!
Chú thích:
Hãy nhớ rằng khi cung cấp sự hỗ trợ cho nhân viên, bạn sẽ cho phép họ thực hiện công việc; chứ không phải làm việc đó cho họ. Các bài viết về Khuyến khích nhân viên làm việc có trách nhiệm và Xử lý hiệu suất kém giúp bạn khám phá các chiến lược có thể sử dụng nếu nhân viên không làm việc hết khả năng của mình.
 |
| Ảnh minh họa |
Cung cấp sự hỗ trợ phù hợp
Vì vậy, làm cách nào để đảm bảo rằng nhân viên có mọi thứ họ cần để hoạt động hiệu quả? Thực hiện theo 6 bước được nêu bên dưới để áp dụng cho đội nhóm của bạn.
Bước 1: Hỏi
Một trong những cách tốt nhất để tìm ra những gì nhân viên cần là hỏi. Họ sẽ cho bạn biết những gì đang hoạt động và những gì không hiệu quả. Đôi khi, việc đặt các câu hỏi cụ thể giúp bạn xác định các công cụ và tài nguyên mà nhân viên cần. Hãy thử hỏi những điều sau đây:
Nỗi thất vọng lớn nhất của bạn tại nơi làm việc là gì?
Bạn có các công cụ vật lý mình cần để hoàn thành công việc?
Bạn có thường xuyên gọi điện thoại hoặc tìm kiếm thông tin quan trọng trực tuyến không?
Bạn có thể dễ dàng liên lạc với các thành viên khác trong nhóm không?
Luồng luân chuyển thông tin trong bộ phận hoặc nhóm có hiệu quả không?
Bất kỳ phần nào trong quy trình làm việc hoặc quy trình làm việc của bạn có hiệu quả không?
Bạn đã được đào tạo để làm tốt công việc của mình?
Bạn sẽ được đào tạo bổ sung để cải thiện công việc, hoặc khiến cho nó hiệu quả hơn?
Điều gì khiến bạn căng thẳng nhất trong ngày?
Bạn có thể yêu cầu trực tiếp, qua Email hoặc thậm chí thông qua khảo sát sự hài lòng của nhân viên.
Bước 2: Giám sát hiệu quả công việc
Bạn theo dõi công việc của đội nhóm như thế nào? Một cách quan trọng bạn có thể cung cấp sự hỗ trợ là tham gia vào các nhiệm vụ và dự án. Như vậy bạn sẽ được tin cậy hơn những người ở xa hoặc khó tiếp cận.
Một trong những cách tốt nhất để theo dõi công việc của nhóm là áp dụng kỹ thuật Quản lý khi đi dạo (MBWA). Điều này mang lại cho bạn cơ hội mỗi ngày để duy trì khả năng tương tác, giao tiếp và cung cấp cho nhân viên những thông tin họ cần để hoạt động hiệu quả.
Mặc dù là người đứng đầu, cũng đừng quản lý quá vi mô. Nếu bạn theo dõi quá thường xuyên, hoặc tham gia quá sâu vào các công việc của nhân viên, bạn sẽ làm cho họ cảm thấy căng thẳng và bức bối. Tìm thời điểm phù hợp để kiểm tra thường xuyên, thể hiện sự quan tâm chân thành đến những gì nhân viên của mình đang làm và sau đó đặt niềm tin rằng họ sẽ làm tốt công việc.
Một khía cạnh quan trọng khác của hỗ trợ là cung cấp phản hồi thường xuyên và hiệu quả. Điều này mang lại cho nhân viên của bạn thông tin để cải thiện và phát triển. Nếu không nhận được phản hồi, họ có thể bắt đầu nghĩ rằng bạn không quan tâm đến bản thân hoặc công việc của họ. Tệ nhất, họ sẽ cảm thấy như thể công việc mình đang làm không quan trọng.
Bước 3: Cung cấp sự hỗ trợ quản lý
Nhân viên cũng cần sự hỗ trợ từ bạn với tư cách là người quản lý. Trước tiên, hãy chắc chắn rằng nhân viên biết những gì bạn mong đợi từ họ. Đảm bảo rằng mô tả công việc rõ ràng, áp dụng Quản lý theo mục tiêu, đặt mục tiêu SMART và giúp mọi người luôn đi đúng hướng để hoàn thành các mục tiêu đó.
Điều quan trọng là bạn cung cấp hỗ trợ bằng cách liên lạc với các thành viên trong nhóm. Điều này có nghĩa là thông báo cho họ trong các tình huống căng thẳng, đảm bảo rằng họ biết vị trí của mình trong các dự án lớn và giao tiếp thông qua công việc hàng ngày của bạn.
Là người quản lý, bạn nên là nguồn cổ vũ lớn nhất của đội nhóm. Làm những gì bạn có thể để cung cấp sự hỗ trợ về ý tưởng, quyết định và sáng kiến của đội nhóm.
Nhân viên cũng cần phải biết rằng bạn đang vui mừng về những gì họ đang làm và bạn sẽ hỗ trợ những nỗ lực của họ. Nói “cảm ơn” và khen thưởng các thành viên thích hợp là một cách quan trọng không kém để khuyến khích đội nhóm.
Cuối cùng, hãy đào tạo kỹ năng của nhân viên. Họ có kiến thức cần để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả không? Nếu bạn không chắc chắn, hãy triển khai một chương trình Đánh giá nhu cầu đào tạo để tìm hiểu xem họ có cần phải đào tạo hay không.
Bước 4: Xem xét an toàn
Nhân viên của bạn cần và xứng đáng với một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh. Điều đó tùy thuộc vào bạn, và bạn cần đảm bảo rằng họ hài lòng và thoải mái, theo đó thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Đi bộ quanh tổ chức hoặc bộ phận của bạn. Đảm bảo rằng không gian sạch sẽ, thoải mái và được chiếu sáng tốt. Tòa nhà của bạn cũng phải chắc chắn và thông gió tốt, và lý tưởng hơn là có một môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái.
Ngoài ra, hãy nhìn vào bàn ghế của nhân viên. Có ai phàn nàn về sự khó chịu hoặc chấn thương căng thẳng lặp đi lặp lại không? Nếu có, hãy giải quyết những vấn đề này.
Bước 5: Cung cấp thiết bị và vật tư
Thiết bị và vật tư là những vật thể mà nhân viên cần để làm tốt công việc của họ. Hãy thử, bất cứ khi nào có thể, để cho nhân viên chọn các công cụ và thiết bị họ cần để thực hiện công việc. Việc này không chỉ cho họ quyền tự chủ, mà còn giúp nhân viên chọn được đúng công cụ họ cần để thực hiện công việc hiệu quả nhất.
Bước 6: Cung cấp hỗ trợ cảm xúc
Cũng sẽ có những lúc bạn cần hỗ trợ tinh thần cho nhân viên. Đôi khi họ chỉ cần một người lắng nghe nghe; lần khác, họ có thể cần bạn để giúp họ làm việc thông qua một vấn đề cá nhân, hoặc thậm chí cung cấp lời khuyên.
Xét cho cùng, tất cả chúng ta đều sống bên ngoài nơi làm việc, và những điều xấu có thể xảy ra trong cuộc sống đó. Hãy giúp đỡ mọi người khi họ trải qua những thời điểm khó khăn thực sự.
Thể hiện sự quan tâm thích hợp trong cuộc sống gia đình của họ, để bạn biết khi nào mọi thứ đang diễn ra không như mong muốn.
Lắng nghe những người khác khi họ tiếp cận bạn: sử dụng kỹ thuật nghe chủ động và nghe đồng cảm bất cứ khi nào có ai tìm đến để được trợ giúp. Hãy nhớ rằng, nhân viên sẽ không đến với bạn để được hỗ trợ tinh thần nếu họ không tin tưởng bạn. Tôn trọng niềm tin đó bằng cách ở đó cho họ khi họ cần bạn!
Những điểm chính
Một trong những vai trò quan trọng nhất với tư cách là người quản lý là đảm bảo rằng nhân viên được hỗ trợ công cụ và tài nguyên họ cần để thực hiện công việc. Nếu nhân viên có mọi thứ họ cần, họ sẽ hạnh phúc hơn và hiệu quả hơn, và cũng sẽ bớt căng thẳng hơn.
Nhân Mã
Phiên bản di động