The Planning Fallacy- Lỗi lập kế hoạch và phương pháp chống “ trễ deadline”

KTCKVN - The Planning Fallacy (Tạm dịch: Lỗi lập kế hoạch), khái niệm này mô tả hoạt động đánh giá không đúng lượng thời gian, chi phí và hoạt động cần thiết để hoàn thành một kế hoạch.

Khái niệm "The Planning Fallacy" (Tạm dịch: Lỗi lập kế hoạch) được giới thiệu lần đầu tiên năm 1979 bởi Daniel Kahneman – người đạt Nobel kinh tế và cộng sự của ông – Amos Tversky. Khái niệm này mô tả hoạt động đánh giá không đúng lượng thời gian, chi phí và hoạt động cần thiết để hoàn thành một kế hoạch. Nó thường bắt nguồn từ tư duy dự đoán hạn hẹp. Đôi khi, nó còn bao gồm xu hướng lạc quan quá mức về kết quả công việc.

Ngoài ra còn rất nhiều lý do dẫn đến kết quả này, và hậu quả của nó thì ai cũng biết rõ: phản ánh sự thiếu chuyên nghiệp trong công việc, tụt lại với kế hoạch dự tính, thay đổi toàn bộ lịch trình…

Nhưng nếu áp dụng được những phương pháp đúng đắn, bạn chắc chắn sẽ tránh được những hậu quả đáng tiếc đó.

Sử dụng các dữ liệu, thông tin sẵn có

the planning fallacy loi lap ke hoach va phuong phap chong tre deadline

Giáo sư Grushka-Cockayne từ Trường Kinh doanh Darden, Đại học Virginia chia sẻ: "Tìm kiếm thông tin, tài liệu từ những bản kế hoạch từng triển khai và đang thực hiện là bước cơ bản để vượt qua lỗi lập kế hoạch. Dữ liệu về quá trình sẽ là nền tảng, tạo đà cho các bước tiếp theo".

Ví dụ như bạn đang phụ trách một dự án tương tự như một chương trình đã làm, yêu cầu kết quả, thời gian giống nhau. Bạn có thể tham khảo từ chính những người đã tham gia dự án và nghiên cứu số liệu khi đó.

Lên deadlines thực tế

Mọi người ít khi hoàn thành công việc trong thời gian dự đoán mà thường đến sát deadlines mới bắt tay vào thực hiện. Chìa khóa để thay đổi là hãy lên deadlines thực tế, không phải theo thời gian bạn muốn, khi đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái và hoàn thành đúng thời hạn.

Bạn có thể tham khảo một số cách sau:- Khiến công việc trở nên cấp thiết bằng cách tạo deadlines trong thời gian gần nhất

- Xác định bạn thuộc kiểu người nào: người thích lên kế hoạch, người sắp xếp hay kiểu người trực quan. Những người có thói quen lên kế hoạch sẽ chia thời gian cho mỗi đầu việc, người hay sắp xếp sẽ dựa vào cảm xúc và người trực quan sẽ hình dung ra bức tranh lớn để tạo động lực trước khi bắt tay vào công việc.

- Chia nhỏ mục tiêu thành các phần việc nhỏ hoàn thành trong thời lượng ngắn.

- Thưởng phạt rõ ràng khi hoàn thành hoặc thất bại mục tiêu đã định.

Định luật Murphy

Được đặt tên theo Đại úy Edward Aloysius Murphy Jr kiêm kỹ sư phục vụ không quân, định luật Murphy viết rằng: "Khi một điều tồi tệ có thể xảy ra, nó sẽ xảy ra". Nhưng định luật này liên quan gì đến lỗi lập kế hoạch?

Khi cố ước lượng một khoảng thời gian, chúng ta thường có xu hướng tích cực hóa. Bạn đang muốn mở một doanh nghiệp nhỏ trong ba tháng, dù là lĩnh vực nào thì kế hoạch ấy vẫn bị mơ hồ và khó thực hiện. Hơn nữa, dù đã sẵn sàng mọi thứ, vẫn có những rủi ro tiềm ẩn.

Đó là khi cần sự thực tế và lý trí. Khi nhìn vào những khó khăn có khả năng xảy đến, bạn sẽ có thể lường trước và xoay xở tình huống. Nhiều người đã ngộ nhận định luật này chỉ mang nghĩa tiêu cực nhưng thực chất nó rất hữu ích và giúp cân bằng cuộc sống. Nhờ có thái độ sẵn sàng, dự liệu mọi nguy cơ mà chúng ta sẽ có khả năng kiểm soát tình hình tốt hơn.

Vạch ra 3 điểm ước lượng

Kỹ thuật này yêu cầu bạn vẽ ra ba viễn cảnh:

- Viễn cảnh tốt nhất

- Viễn cảnh tồi tệ nhất

- Viễn cảnh thực tế nhất

Khi lên kế hoạch, chúng ta thường bị lý tưởng hóa. Viễn cảnh tốt nhất chính là kết quả bạn muốn đạt được, viễn cảnh thực tế nhất dựa trên những gì bạn đã hoàn thành và viễn cảnh tồi tệ nhất là để bạn tìm ra lối đi khi mọi thứ chệch hướng.

Khi đã ước lượng xong, hãy tìm điểm ở giữa ba điểm này. Ví dụ, thời gian trong viễn cảnh tốt nhất là 3 ngày, viễn cảnh thực tế là 5 ngày và tồi tệ nhất là 9 ngày, hãy làm phép cộng đơn giản: 3+5+9=17 và chia trung bình cho 3, kết quả thu về là tốn 5.67 ngày.

Giảm thiểu tối đa sự phân tán và trì hoãn

Dù cho đã làm tất cả các phương pháp trên, lỗi lập kế hoạch vẫn có thể xảy ra nểu môi trường xung quanh ảnh hưởng đến bạn. Hãy hạn chế tối đa nhất có thể. Tắt điện thoại, đi đến một nơi yên tĩnh làm việc,…Và hãy nhớ, bộ não bạn không phải máy móc, chúng cần nghỉ ngơi! Vì vậy, hãy phân chia thời gian làm việc và thư giãn hợp lý. Phương pháp "quả cà chua" Pomodoro là một gợi ý tuyệt vời.

Vậy còn thói quen trì hoãn? Bạn có thể thử các cách sau:

Cài nhắc nhở báo việc phải hoàn thành.

Chia nhỏ công việc thành các mục tiêu ngắn hạn.

Từ chối các lời mời hoặc công việc không giúp ích cho việc hoàn thành dự án của bạn.

Cố gắng không dồn deadlines vào một ngày bởi nó sẽ gây căng thẳng và khiến bạn trốn tránh, không muốn bắt tay vào làm.