Những lỗi kê khai thuế thường gặp và cách tránh

Với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh, kê khai thuế là một công việc quen thuộc, thậm chí mang tính định kỳ như cơm ăn nước uống. Thế nhưng, không ít người vẫn mắc lỗi – từ những sơ suất nhỏ như ghi thiếu thông tin, đến sai sót nghiêm trọng khiến bị phạt, bị truy thu hoặc bị đánh giá rủi ro cao trong hệ thống quản lý của cơ quan thuế.

Một trong những lỗi phổ biến nhất là nộp tờ khai sai hạn. Nhiều chủ hộ hoặc kế toán viên trẻ tuổi thường chủ quan, quên hạn nộp hoặc nhầm lẫn giữa kỳ kê khai theo tháng và quý.

Thực tế, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, chỉ cần chậm vài ngày là có thể bị xử phạt hành chính từ vài trăm nghìn đến hàng chục triệu đồng, chưa kể đến việc bị đưa vào diện theo dõi đặc biệt. Để tránh bị phạt đáng tiếc, hãy đặt lịch nhắc nhở định kỳ, sử dụng phần mềm có tính năng cảnh báo hạn nộp, hoặc lập sẵn lịch kê khai theo từng quý từ đầu năm.

Một lỗi khác cũng thường gặp là kê khai sai thông tin doanh nghiệp: như mã số thuế, địa chỉ, tên người đại diện. Nghe thì có vẻ nhỏ, nhưng đây là các trường thông tin căn bản, nếu sai có thể khiến tờ khai không hợp lệ, bị trả lại hoặc rơi vào diện nghi ngờ cần xác minh. Trong nhiều trường hợp, chỉ vì nhầm vài chữ cái hoặc một số trong mã số thuế, cả quá trình khai thuế bị trì hoãn. Cách tốt nhất là sử dụng dữ liệu có sẵn từ hệ thống thuế điện tử hoặc kiểm tra kỹ thông tin đăng ký kinh doanh trước khi thực hiện khai báo.

Một lỗi nghiêm trọng hơn, và cũng dễ dẫn đến rắc rối lớn, là kê khai sai số liệu. Một số trường hợp do nhầm lẫn, nhưng cũng có không ít cá nhân, doanh nghiệp cố tình khai thấp doanh thu hoặc ghi nhận chi phí không hợp lệ để giảm số thuế phải nộp. Đây là hành vi có thể bị truy thu, tính lãi chậm nộp, thậm chí bị xử lý hình sự nếu bị coi là gian lận thuế. Để tránh điều này, nguyên tắc cơ bản là minh bạch và đầy đủ, chỉ sử dụng hóa đơn hợp lệ, chi phí có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có thể chứng minh được qua chứng từ.

Một số lỗi khác có vẻ nhỏ hơn nhưng vẫn gây hậu quả, như không nộp đầy đủ phụ lục đi kèm tờ khai thuế, hoặc không cập nhật các thay đổi mới trong chính sách thuế. Ví dụ, với thuế giá trị gia tăng (GTGT), bên cạnh tờ khai chính, doanh nghiệp còn phải nộp bảng kê hóa đơn đầu vào, đầu ra. Việc bỏ sót các phụ lục này khiến hồ sơ thiếu tính hợp lệ, có thể bị trả lại hoặc yêu cầu nộp bổ sung. Trong khi đó, chính sách thuế luôn thay đổi: từ năm 2025, nhiều hộ kinh doanh sẽ chuyển từ hình thức khoán sang kê khai, khiến cách tính thuế và cách ghi chép thay đổi đáng kể. Nếu không cập nhật, người kinh doanh có thể khai sai, áp sai thuế suất, dẫn đến sai phạm không mong muốn.

Kê khai thuế tưởng chừng là việc đơn giản, nhưng nếu không cẩn thận và chủ động, rắc rối có thể nảy sinh từ những điều nhỏ nhất. Giải pháp để mà hộ kinh doanh cần lưu ý là nắm chắc quy định, sử dụng công cụ hỗ trợ kê khai, lưu trữ hóa đơn chứng từ đầy đủ và luôn theo sát các thay đổi của cơ quan thuế. Cẩn thận từ bước đầu, doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ không chỉ tránh được phạt mà còn tạo nền tảng minh bạch, vững chắc cho hoạt động dài hạn.