Những điểm mới về hóa đơn điện tử mà các hộ kinh doanh không thể không biết

Từ ngày 1/6/2025, hàng loạt quy định mới về hóa đơn điện tử chính thức có hiệu lực, tác động trực tiếp đến các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm. Việc hiểu và tuân thủ đúng những thay đổi này là điều bắt buộc nếu không muốn gặp rủi ro về pháp lý và thuế.

Nhằm giúp người nộp thuế kịp thời nắm bắt và thực hiện đúng quy định, thông tin về một số điểm mới tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được công bố như sau:

Hướng dẫn người dân về thời điểm lập hóa đơn

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung và làm rõ thời điểm lập hóa đơn trong các tình huống sau:

1. Hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu): Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn (thương mại điện tử/GTGT/bán hàng điện tử), nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan.

2. Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Thời điểm lập hóa đơn giống như dịch vụ trong nước, là thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.

3. Trường hợp phát sinh thường xuyên, cần đối soát số liệu: Thời điểm lập hóa đơn là khi đối soát hoàn tất, nhưng không muộn hơn ngày 7 tháng sau hoặc 7 ngày sau khi kết thúc kỳ quy ước. Áp dụng cho các ngành như: vận tải đường sắt, quảng cáo truyền hình, TMĐT, ngân hàng (trừ cho vay), chuyển tiền quốc tế, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…

4. Ngành bảo hiểm: Lập hóa đơn tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo luật kinh doanh bảo hiểm.

5. Kinh doanh vé xổ số truyền thống, biết kết quả ngay: Doanh nghiệp lập 1 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý, sau khi thu hồi vé chưa tiêu thụ, trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo.

6. Casino, trò chơi điện tử có thưởng: Lập hóa đơn 1 ngày sau khi kết thúc ngày xác định doanh thu. Gửi dữ liệu thu – chi (từ người chơi) và dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế cùng lúc.

7. Hoạt động cho vay: Thời điểm lập hóa đơn theo kỳ hạn thu lãi ghi trong hợp đồng. Nếu không thu được lãi, theo dõi ngoại bảng thì lập hóa đơn khi thu được lãi. Trường hợp thu trước hạn thì lập hóa đơn khi thu tiền.

8. Đại lý đổi ngoại tệ, dịch vụ nhận/chi trả ngoại tệ: Lập hóa đơn tại thời điểm đổi ngoại tệ hoặc hoàn thành dịch vụ.

9. Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống: Lập hóa đơn tại thời điểm bên mua – bán xác định khối lượng khí giao, chậm nhất là ngày cuối cùng thời hạn kê khai, nộp thuế tháng phát sinh.

10. Bỏ quy định lập hóa đơn cuối ngày cho hoạt động bán lẻ, ăn uống theo mô hình cửa hàng trực tiếp nhưng hạch toán tại trụ sở chính.

11. Bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng đối với dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, ví điện tử, cấp điện lại cho cá nhân không kinh doanh.

Nội dung hóa đơn: Làm rõ và bổ sung một số thông tin cần thể hiện

Nội dung của hóa đơn điện tử cũng được điều chỉnh và bổ sung, đảm bảo phản ánh đầy đủ thông tin theo đặc thù từng ngành nghề:

1. Taxi sử dụng phần mềm tính tiền: Lập hóa đơn ngay sau khi kết thúc chuyến đi, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.

2. Khám chữa bệnh: Sửa cụm từ “cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ…” thành “cơ sở khám bệnh, chữa bệnh”. Lập hóa đơn tại thời điểm được BHXH quyết toán chi phí cho người có thẻ BHYT.

3. Thông tin người mua: Bổ sung thêm số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ ngân sách bên cạnh tên, địa chỉ, mã số thuế.

4. Tên hàng hóa/dịch vụ:
- Ăn uống: ghi rõ mặt hàng.
- Vận tải: ghi rõ biển số xe, hành trình (điểm đi – điểm đến).
- TMĐT, nền tảng số: ghi rõ tên hàng vận chuyển, người gửi (tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh).

5. Dịch vụ định kỳ (điện, nước, viễn thông, CNTT, truyền hình, ngân hàng, bảo hiểm...): Được lập hóa đơn sau khi đối soát, có thể kèm bảng kê.

6. Thời điểm ký số và gửi dữ liệu: Nếu khác thời điểm lập hóa đơn thì phải thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, trừ một số trường hợp gửi dữ liệu bảng tổng hợp.

7. Thời điểm khai thuế:
- Người bán: theo thời điểm lập hóa đơn.
- Người mua: theo thời điểm nhận hóa đơn hợp lệ.

Hóa đơn điện tử không cần đủ nội dung trong một số trường hợp

1. Bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không bắt buộc có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký số người mua.

2. Casino, trò chơi có thưởng: Không bắt buộc có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký số người mua.

3. Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế: Thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Mở rộng đối tượng áp dụng và quy định chi tiếtóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Đối tượng áp dụng:
- Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên; Doanh nghiệp bán hàng hóa/dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng: siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, chiếu phim, nghệ thuật, vui chơi, giải trí…

2. Nội dung hóa đơn:
- Bắt buộc có: tên, địa chỉ, MST người bán; thời điểm lập; hàng hóa, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
- Nếu khấu trừ thuế: ghi rõ giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền có thuế.
- Có mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu hóa đơn.
- Gửi hóa đơn cho người mua qua: SMS, email, đường dẫn, mã QR...

Các trường hợp đặc biệt được cấp hóa đơn từng lần phát sinh

Bổ sung 2 trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã:

1. Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản nhưng vẫn kinh doanh dưới sự giám sát của Tòa án

2. Các đơn vị trong thời gian giải trình, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu cơ quan thuế.

Lưu ý: Những trường hợp này phải nộp thuế và khai thuế đầy đủ theo quy định, và được cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh.

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử: Bỏ quy định hủy, thay bằng hình thức điều chỉnh

1. Bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai.

2. Trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai:
- Nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh: cần văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
- Nếu người mua là cá nhân: người bán thông báo cho người mua hoặc đăng trên website.

3. Được lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, cùng người mua.

4. Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai: thông báo để người bán rà soát và điều chỉnh theo quy định.

5. Bỏ quy định cơ quan thuế phải phản hồi trong 1 ngày làm việc; người nộp thuế tự chịu trách nhiệm rà soát.

6. Bổ sung một số trường hợp cụ thể được lập hóa đơn điều chỉnh.

Việc nắm vững và chuẩn bị kỹ lưỡng các quy định mới về hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro vi phạm pháp luật mà còn tạo bước tiến quan trọng trong việc minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao uy tín và khả năng tiếp cận các nguồn hỗ trợ tài chính từ Nhà nước. Để không bị tụt lại phía sau, các hộ kinh doanh cần chủ động cập nhật thông tin, triển khai áp dụng đúng quy định, đồng thời phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế nhằm thực hiện hiệu quả chính sách mới từ ngày 1/6.