Khác biệt giữa thuế khoán và thuế kê khai, những ai cần nắm rõ?

Nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ hiện vẫn còn nhầm lẫn hoặc chưa nắm rõ sự khác biệt giữa phương pháp nộp thuế khoán và kê khai. Trong khi thuế khoán sắp bị loại bỏ theo lộ trình từ năm 2025, thuế kê khai lại đòi hỏi hộ kinh doanh phải minh bạch hơn về sổ sách và hóa đơn. Hiểu rõ điểm khác biệt giữa hai hình thức này sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động hơn trong việc chuẩn bị và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định mới.

Khác biệt về đối tượng áp dụng

Hiện nay, cơ quan thuế đang áp dụng hai phương pháp tính thuế chính đối với hộ kinh doanh: phương pháp khoán và phương pháp kê khai.

• Phương pháp khoán dành cho hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, doanh thu không lớn, hoạt động ổn định và ít biến động. Đây là phương pháp truyền thống, phổ biến nhiều năm qua.
• Phương pháp kê khai được áp dụng với hộ kinh doanh có quy mô lớn. Tuy nhiên, hộ nhỏ vẫn có thể tự nguyện kê khai, nếu có nhu cầu minh bạch tài chính hoặc thường xuyên cần xuất hóa đơn.

Kê khai thuế: Ai cần làm, ai không?

• Với phương pháp kê khai, hộ kinh doanh phải lập tờ khai và nộp thuế theo tháng hoặc quý, tùy theo quy mô và lựa chọn đăng ký ban đầu.
• Với phương pháp khoán, hộ kinh doanh không cần lập tờ khai hàng kỳ. Thuế được cơ quan thuế xác định sẵn từ đầu năm và thông báo mức đóng cố định

Về sổ sách và chứng từ

• Hộ kê khai thuế bắt buộc phải lập sổ sách kế toán: như sổ doanh thu, sổ tiền mặt, phiếu thu – chi, hóa đơn chứng từ… và lưu trữ để đối chiếu khi cần thiết.
• Hộ khoán không cần làm bất kỳ sổ sách hay chứng từ kế toán nào.

Sử dụng hóa đơn điện tử

• Hộ kê khai được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chủ động xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Hộ khoán không được cấp hóa đơn điện tử sẵn. Nếu cần, phải đến cơ quan thuế để mua từng hóa đơn lẻ theo lần phát sinh, khá mất thời gian.

Cách tính và số thuế phải nộp

• Thuế kê khai được tính dựa trên doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ, áp dụng theo tỷ lệ phần trăm quy định cho từng ngành nghề (thuế GTGT và TNCN).
• Thuế khoán được cơ quan thuế xác định theo mức doanh thu ước tính trong năm, không thay đổi dù doanh thu thực tế có tăng hay giảm. Nếu hộ khoán cần mua hóa đơn lẻ, sẽ phải nộp thêm thuế cho phần hóa đơn đó.

Quyết toán thuế cuối năm

• Cả thuế kê khai và thuế khoán hiện nay đều không yêu cầu quyết toán cuối năm. Hộ kinh doanh chỉ cần hoàn thành nghĩa vụ theo tháng/quý hoặc theo năm khoán đã được xác định.

Nên chọn phương pháp nào?

Việc chọn giữa thuế khoán và thuế kê khai tùy thuộc vào quy mô kinh doanh, nhu cầu giao dịch và định hướng phát triển của mỗi hộ:

• Nếu kinh doanh nhỏ lẻ, ít giao dịch với doanh nghiệp, không cần hóa đơn điện tử: thuế khoán là lựa chọn đơn giản, thuận tiện, ít thủ tục.
• Nếu doanh thu lớn, cần hóa đơn thường xuyên, muốn vay vốn ngân hàng hoặc mở rộng kinh doanh: thuế kê khai minh bạch hơn, giúp ghi nhận rõ hoạt động tài chính và tạo uy tín với đối tác.

Tuy nhiên, theo chủ trương cải cách thuế của Chính phủ và Bộ Tài chính, phương pháp khoán sẽ chính thức được loại bỏ từ năm 2026. Tất cả hộ kinh doanh sẽ phải kê khai thuế theo doanh thu thực tế, sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện nghĩa vụ thuế tương tự doanh nghiệp.

Do đó, từ nay đến hết năm 2025 là khoảng thời gian “chuyển tiếp” quan trọng. Những hộ kinh doanh dự định phát triển lâu dài nên chủ động chuyển sang kê khai để làm quen với chế độ mới, tránh bị động khi chính sách thay đổi.