Khi hoá đơn điện tử gặp sự cố, hộ kinh doanh nên xử lý thế nào?

Hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt từ sau khi quy định mới về hóa đơn từ máy tính tiền chính thức có hiệu lực từ 1/6/2025. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không tránh khỏi các tình huống phát sinh lỗi hệ thống, mất dữ liệu hoặc không thể gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

Theo quy định tại Điều 10 và Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi xảy ra sự cố liên quan đến hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chủ động xử lý theo từng trường hợp cụ thể.

1. Sự cố kỹ thuật khi lập hoặc gửi hóa đơn

Trường hợp doanh nghiệp gặp sự cố phần mềm không thể lập hoặc ký số hóa đơn, hoặc hóa đơn đã lập nhưng không thể gửi dữ liệu cho cơ quan thuế (do lỗi kết nối, mất mạng, hỏng thiết bị,…) cần:

• Ghi lại thời điểm xảy ra sự cố, mô tả cụ thể tình trạng lỗi.
• Thông báo ngay cho đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hoặc bộ phận kỹ thuật nội bộ để khắc phục trong thời gian sớm nhất.
• Nếu quá 24 giờ vẫn không thể khôi phục, doanh nghiệp phải lập báo cáo sự cố và gửi đến Chi cục hoặc Cục Thuế quản lý trực tiếp, kèm theo các bằng chứng như: bản chụp lỗi hệ thống, ảnh màn hình lỗi, nhật ký hệ thống (log), v.v.

Sau khi khắc phục, doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn điện tử thay thế (nếu hóa đơn trước đó chưa gửi thành công) và truyền dữ liệu đầy đủ cho cơ quan thuế. Tuyệt đối không để sót hoặc bỏ qua hóa đơn đã giao cho khách hàng mà chưa gửi dữ liệu.

2. Sự cố do mất điện, thiên tai hoặc sự kiện bất khả kháng

Trong các trường hợp đặc biệt như mất điện kéo dài, thiên tai, hỏa hoạn hoặc thảm họa khiến không thể phát hành hóa đơn điện tử kịp thời, doanh nghiệp được phép:

• Lập bảng kê bán hàng tạm thời (ghi rõ thời gian, mã hàng, số tiền, đối tượng mua hàng), sau đó khi hệ thống khôi phục thì lập hóa đơn điện tử bổ sung đúng thời điểm bán hàng và gửi cho khách.
• Đồng thời, phải có văn bản báo cáo gửi cơ quan thuế trong vòng 2 ngày làm việc, nêu rõ nguyên nhân và cam kết khắc phục.

Các trường hợp bất khả kháng cần được chứng minh bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền (xác nhận thiên tai, biên bản mất điện của ngành điện lực, biên bản sự cố kỹ thuật…).

3. Lỗi hóa đơn đã lập sai sót thông tin, sai giá trị

Nếu hóa đơn đã phát hành nhưng sau đó phát hiện sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, giá trị hàng hóa, thuế suất,… doanh nghiệp cần:

• Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy theo bản chất sai sót.
• Gửi lại cho người mua và truyền dữ liệu điều chỉnh lên cơ quan thuế trong vòng 24h kể từ khi phát hiện lỗi.
• Đính kèm biên bản thỏa thuận giữa hai bên (bên bán và bên mua) nếu cần điều chỉnh thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế.

Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử đã sai và đã ghi nhận thuế đầu vào/đầu ra, thì việc điều chỉnh cần hết sức cẩn trọng để tránh rủi ro trong kê khai.

4. Khi hệ thống máy tính tiền gặp lỗi không phát hành được hóa đơn

Với doanh nghiệp đang dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, trường hợp hệ thống lỗi hoặc không thể in hóa đơn do mất kết nối thiết bị, doanh nghiệp có thể:

• Ghi lại mã giao dịch tạm thời, lưu trữ thông tin đơn hàng.
• Phát hành hóa đơn ngay sau khi hệ thống hoạt động trở lại và gửi bản sao đến khách hàng nếu có yêu cầu.
• Tuyệt đối không được hủy bỏ đơn hàng nếu hàng hóa/dịch vụ đã cung cấp thực tế.

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp minh bạch hóa hoạt động, tối ưu quy trình quản lý. Nhưng khi gặp sự cố, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình xử lý và chủ động phối hợp với cơ quan thuế để tránh bị xử phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến việc hoàn thuế, khấu trừ thuế trong tương lai.

Khánh Linh